Trucos Access

Desde la ventana de la Base de datos, seleccionar una tabla, consulta, formulario o informe y arrastrarlo al escritorio de Windows o a una carpeta del Explorador si estuviera abierto, o bien a una ventana de iconos. Se creará un acceso directo a ese objeto de la base de datos y se podrá ejecutar directamente.

Access proporciona un entorno visual de desarrollo con el que se pueden generar potentes aplicaciones. El problema surge cuando el desarrollo realizado adquiere un volumen considerable. ¿Cómo controlar y gestionar cantidad de formularios, informes, macros, etc. que se han ido generando?
Una opción muy interesante y poco conocida de Access es el documentador. En el menú Herramientas, opción Analizar, se puede acceder al documentador que permite obtener información completa y organizada de los objetos que constituyen la base de datos, de manera que se genera un inventario de todos los componentes y sus propiedades.

Esto es para que las bases de datos queden más profesionales consiguiendo que aparezca un logotipo personalizado al abrir una base de datos y no el logotipo habitual de Access.
Hay que crear una pantalla gráfica con cualquier programa y guardarla como BMP con el mismo nombre que la base de datos, ponerla en el mismo directorio en el que se guarda la base. Luego crear un acceso directo a la aplicación. Al arrancar desde este icono, Access verá que hay un gráfico BMP con el mismo nombre que la base de datos y aparecerá durante unos segundos en sustitución del que aparece por defecto.

MDE se presentó como nueva característica en Access 97. Se trata de una copia del fichero MDB, en el cual se ha eliminado todo el código fuente de la aplicación. Ha sido diseñado para entregar soluciones que no tengan que modificarse. Es más pequeño que un MDB, debido a que el código fuente se ha eliminado. De esta manera se garantiza que la base de datos permanecerá en estado compilado. Como beneficio adicional, añade otro componente de seguridad: como el código fuente se ha eliminado, éste ya no será visible.

a) Proteger mediante contraseña una base de datos:
Proteger la base de datos con una contraseña, desde la versión 7.0, viene como una opción de menú. Concretamente, en el menú Herramientas, opción Seguridad, la primera subopción que se ofrece es Establecer contraseña para la base de datos. Si se activa dicha opción, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se puede definir la contraseña; una vez pulsado el botón Aceptar, cada vez que cualquier usuario de Access, intente abrir la base de datos, se le solicitará la contraseña y no podrá entrar en ella si no introduce el valor correcto. Pero, una vez dentro, puede hacer cualquier barbaridad.
b) Proteger una base de datos por control de usuarios:
Hay otra opción algo más compleja. Access incorpora unos ficheros (desde la versión 7.0 con extensión .MDW y en la versión 2.0 con extensión .MDA) en los que guarda los valores de seguridad. Se accede a dichos ficheros utilizando el ejecutable WRKGADM.EXE que suele encontrarse en el directorio de Access. El nombre que suele aparecer para el ejecutable es Administrador para trabajo en grupo. Access trae por defecto un fichero SYSTEM.MDW, normalmente en el mismo directorio, el cual contiene dos Grupos de usuarios: Administradores y Usuarios y un único usuario llamado Administrador. Si se ejecuta Access, se entra en cualquier base de datos y se selecciona del menú Herramientas la opción Seguridad/Cuentas de usuario y de grupo, se puede comprobar en el cuadro de diálogo que se visualiza que en el cuadro combinado Usuario/Nombre aparece el usuario Administrador y en el cuadro de lista Grupos disponibles, los dos grupos indicados anteriormente. Todo lo anterior existía, aunque no se intuyera. Cuando se inicia Access, el programa se conecta al fichero SYSTEM.MDW, del directorio Access, y por lo tanto, por defecto se entra en las bases de datos como Administrador, y por ello se puede hacer de todo con ellas.
Lo que hay que hacer para asegurar una base de datos es crear un nuevo fichero para trabajo en grupo, es decir un nuevo xxxx.MDW. Para ello ejecutar WRKGADM.EXE y ahí se verá que, sin saberlo, se está conectado a SYSTEM.MDW (es el archivo que aparece en la línea Archivo de información), el cuadro de diálogo tiene un botón para crear un nuevo archivo (seguir sus instrucciones, leyendo todo y anotando cuidadosamente todo lo que diga que hay que anotar). Cuidado a la hora de grabar pues propone reemplazar SYSTEM.MDW y eso no debe hacerse. Pongamos por caso que se crea un archivo llamado PRUEBSEG.MDW (mejor ubicarlo en el mismo directorio en el que se encuentra la base de datos que se pretende asegurar). Por defecto, al crearlo, Access queda conectado a dicho grupo de seguridad. Se puede comprobar saliendo y volviendo a entrar. La línea Archivo de información contiene ahora el nombre del nuevo fichero .MDW. Salir de nuevo. Ahora se puede conectar (antes de ejecutar el propio Access) a uno u otro grupo de trabajo.
Al entrar en Access habiendo conectado previamente al nuevo grupo, no aparecen las últimas bases de datos abiertas, sino que el lugar aparece vacío; esto es porque en el archivo MDW, además de grupos de usuarios y usuarios, guarda también esta información.
Ahora vamos a empezar a hacer una base de datos segura:
* Asegurarse de estar conectado al grupo PRUEBSEG.MDW
* Abrir Access y, sin abrir ninguna base de datos, elegir del menú Herramientas la opción Cuentas de usuario y de grupo. Aparece un cuadro de diálogo más confuso de lo que a primera vista parece.
* Observar que está abierta la pestaña Usuarios y que en el cuadro combinado Nombre, sólo aparece el usuario Administrador.
* Pulsar el botón Nuevo para crear un nuevo usuario; se solicitará Nombre para el mismo e Id.personal; el segundo no es importante y se puede poner el mismo nombre en los dos sitios para no provocar más confusión.
* Pulsar Aceptar. Verificar que el nuevo usuario aparece en el cuadro combinado y que, por defecto lo ha incluido en el Grupo "Usuarios" y comprobar si en el cuadro de lista de abajo a la derecha aparece dicho grupo y señalar en el cuadro de lista de la izquierda el valor Administradores.
* Pulsar el botón Agregar>>. Ahora el nuevo usuario (imaginemos que se le ha llamado PruebasAdmin), también pertenece al grupo Administradores. Cualquier usuario que se cree puede pertenecer a más de un grupo de usuarios.
* Pulsar la pestaña Cambiar contraseña de conexión. Aparece un cuadro de diálogo para cambiar la contraseña del usuario actual. Observar que indica que el usuario actual es el Administrador (no PruebasAdmin). Dejar en blanco el valor Contraseña anterior y teclear el mismo valor en Contraseña nueva y Confirmación. Pulsar Aceptar. Lo que se acaba de hacer es poner una contraseña al Administrador de Access y, a partir de este momento, cuando se ejecute Access conectado al grupo de usuarios PRUEBSEG.MDW, siempre pedirá usuario y contraseña.
* Al intentar entrar, Access pedirá usuario y contraseña. Lo que lo que antes aparecía como Administrador ahora aparece como Admin en nombre de usuario aunque en realidad se está refiriendo al mismo usuario. Entrar y salir de Access.
* Como en un paso de los anteriores, crear un usuario llamado PruebasAdmin, e intentar entrar con él en Access. Observar que aún no tiene contraseña, por lo que, para entrar con él, curiosamente se tiene el campo Contraseña vacío. Una vez dentro, se puede poner a dicho usuario una contraseña. Ni siquiera el administrador tiene capacidad para asignar ni ver contraseñas ajenas. Lo que se puede hacer es borrar las contraseñas (que siempre es útil para el usuario inútil, al que se le olvida la contraseña). Salir de nuevo de Access.
* Ejecutar WRKGADM.EXE para cambiar de grupo y conectarse al grupo de toda la vida: SYSTEM.MDW y, una vez hecho, entrar de nuevo en Access, notando que ahora todo vuelve a la normalidad: se verán las llamadas antiguas a las bases de datos, no se pide contraseña, etc.
Resumen de lo realizado hasta ahora:
· Hemos creado un Grupo de trabajo nuevo al que hemos llamado PRUEBSEG.MDW.
· En él hemos creado un usuario nuevo: PruebasAdmin, al que hemos incorporado en el grupo de Administradores, aunque también pertenece al grupo Usuarios.
Para asegurar una base de datos:
1) Conectarse al grupo de trabajo seguro (en este caso PRUEBSEG.MDW).
2) Abrir Access y entrar con el usuario seguro: PruebasAdmin.
3) Crear una base de datos vacía, que llamaremos BaseDatosSegura.MDB
4) Importar a la misma todas las tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos desde la base de datos que se pretende hacer segura (en Access 7.0 y 97, elegir Archivo/Obtener datos externos/Importar). Se acaba de crear una base de datos cuyo propietario es PruebasAdmin del grupo de trabajo PRUEBSEG.MDW.
5) Con la base de datos nueva abierta, elegir Herramientas/Seguridad/Cuentas de usuario y de grupo...
6) Al usuario Administrador quitarlo del grupo Administradores.
7) Asegurémonos de que el usuario PruebasAdmin pertenece a Administradores y a Usuarios.
8) Elegir Herramientas/Seguridad/Permisos de usuario y de grupo...
9) Elegir lista de usuarios, seleccionar el usuario PruebasAdmin, en el combo Tipo de objeto seleccionar Base de datos (hay que tener cuidado, ya que está oculta antes del valor que toma por defecto: Tabla). Hay que marcar todas las casillas de verificación.
10) Elegir en Tipo de objeto el valor Tabla, seleccionando de la lista Nombre de objeto todas las tablas e incluyendo el valor Tablas/consultas nuevas, marcar todas las casillas de verificación (lo mas fácil es quitar la marca en la casilla Administrar y volvérsela a poner).
11) Elegir todos y cada uno de los tipos de objeto y hacer lo mismo para cada uno de ellos. En este momento el usuario PruebasAdmin es dueño y señor de todo.
12) Elegir lista de usuarios, seleccionar el usuario Administrador, en el combo Tipo de objeto seleccionar Base de datos. Desmarcar las casillas de verificación Abrir o Ejecutar, Abrir en modo exclusivo y Administrar.
13) Elegir lista de grupos, seleccionar el grupo Administradores, y hacer lo mismo del punto anterior: elegir Base de datos, desmarcar las casillas de verificación, etc. Esto no se menciona en ninguna ayuda oficial de las versiones 2.0, 7.0 ni 97.
14) Seleccionar ahora el grupo Usuarios, y hacer lo mismo.

La base de datos ahora es segura y se puede comprobar siguiendo los siguientes pasos:
1) Cerrar Access.
2) Conectar al grupo de trabajo SYSTEM.MDW.
3) Entrar en Access (por defecto se entra como Administrador).
4) Intentemos abrir nuestra base de datos segura. Nos dará un mensaje más o menos así: No tiene los permisos necesarios para acceder al objeto, etc.
5) Intentemos crear en este SYSTEM.MDW un usuario PruebasAdmin igual al que tenemos creado en PRUEBSEG.MDW. Recordemos que para poder entrar con este usuario hay que poner una contraseña al usuario Administrador de este grupo de trabajo.
6) Entrar en Access con este usuario; tampoco deja entrar.
7) Conectar a PRUEBSEG.MDW y entrar como Administrador; intentar abrir la base de datos segura y... tampoco.
Sólo se puede acceder a ella con el usuario PruebasAdmin estando conectados a PRUEBSEG.MDW y sólo el que conozca la contraseña de dicho usuario podrá entrar en la misma.
Ahora podemos empezar a crear nuevos grupos de usuarios y nuevos usuarios y empezar a otorgar permisos al uso de tablas y consultas, y formularios... o utilizar la base de datos segura, en un entorno de Visual Basic; los usuarios no podrán acceder a ella de ninguna otra manera.
Para hacerla aún mas segura se puede codificar.

Método 1:
La creación y el borrado de grandes cantidades de datos provoca que los archivos MDB crezcan sin límite. Para compactar una base de datos hay que abrir Access sin cargar ninguna base de datos y elegir Herramientas/Utilidades de la base de datos/Compactar base de datos. Sólo resta seleccionar la base de datos deseada y proporcionar un nuevo nombre para ella, que será una versión compactada de la original.
Método 2:
Como la compactación de una base de datos obliga a que la misma no esté abierta, se puede crear una base de datos (a la que se puede llamar Compactador.MDB) en la que introducir un código muy sencillo para compactar nuestras bases de datos.
Se trata de crear un formulario con dos cuadros de texto a los que llamamos Directorio y BDNombre; en el 1º se introducirá la ruta de acceso completa a la Base de datos que se desea compactar; y en el 2º, el nombre de la base de datos.
Crear un botón en el formulario al que llamamos BotCompactar y en su evento Al hacer click incluir el siguiente código:
On Error GoTo Err_BotCompactar
Dim NombreBaseDatos As String
Dim NombreBaseDatosCompactada As String
Dim NombreBaseDatosTrabajo As String
If Len(Dir(Directorio, vbDirectory)) = 0 Then
MsgBox "No existe el directorio especificado.", 48
DoCmd.GoToControl "Directorio"
Exit Sub
End If
If Right$(Directorio, 1) <> "\" Then
Directorio = Directorio & "\"
End If
If Len(Dir(Directorio & BDNombre)) = 0 Then
MsgBox "En el directorio introducido no existe la base de datos.", 48
DoCmd.GoToControl "BDNombre"
Exit Sub
End If
DoCmd.Hourglass True
NombreBaseDatos = Directorio & BDNombre
NombreBaseDatosCompactada = Directorio & "C_" & BDNombre
NombreBaseDatosTrabajo = Directorio & "T_" & BDNombre
If Len(Dir(NombreBaseDatosCompactada)) > 0 Then
Kill NombreBaseDatosCompactada
End If
DBEngine.CompactDatabase NombreBaseDatos, NombreBaseDatosCompactada
If Len(Dir(NombreBaseDatosTrabajo)) > 0 Then
Kill NombreBaseDatosTrabajo
End If
Name NombreBaseDatos As NombreBaseDatosTrabajo
Name NombreBaseDatosCompactada As NombreBaseDatos
Kill NombreBaseDatosTrabajo
DoCmd.Hourglass False
MsgBox "Base de datos compactada satisfactoriamente.", vbInformation
Exit Sub
Err_BotCompactar:
If Err <> 0 Then
DoCmd.Hourglass False
MsgBox Error
End If
End Sub
La función Dir permite saber si existe un directorio o un archivo en el ordenador o en nuestra red y devuelve una cadena de longitud cero en caso de que no exista lo que se busca. La compactación se debe realizar siempre sobre otra base de datos y por eso se utilizan las funciones Name, que renombra un archivo, y Kill, que lo elimina. De lo que se trata es de borrar los archivos cuando la operación acabó correctamente.
Método 3:
Crear un acceso directo para cada base de datos a compactar. En el acceso directo en el cuadro de texto Destino consignar:
"C:\Ruta\MSACCESS.EXE" "C:\Ruta\Base.mdb" /compact
En este caso habrá que modificar las rutas de acceso para cada caso en particular.
Todo lo anterior es tal como se ha escrito, es decir, con dobles comillas incluidas. La compactación se realiza sobre la misma base de datos una vez que se ha completado correctamente.
La compactación de una base de datos Access 7.0 con una versión posterior no convierte la base de datos a la nueva versión, sino que la mantiene como Access 7.0.

· Hacer clic con el botón derecho en la vista preliminar.
· Del menú contextual elegir Varias páginas y se presentará un submenú gráfico con iconos de páginas.
· Pasar el puntero del ratón sobre esos iconos y se irá viendo el número de páginas que es posible ver a la vez.
· Hacer clic cuando se vea el número de páginas deseado de entre las posibles.
Para volver a visualizar una sola página, elegir Página del mismo menú contextual.

Si se hace doble clic sobre un elemento en la ventana de la base de datos, se abre la vista de hoja de datos (la tabla si es un elemento de tabla, el formulario si es un elemento de formulario, etc.), pero se puede forzar que se abrir la vista de diseño si se mantiene pulsada la tecla CONTROL mientras se hace el doble clic.

Cuando se protege una base de datos se suele hacer uso de una macro Autoexec o bien de las opciones de Herramientas/Inicio, según las versiones de Access. Sin embargo, se puede volver a tomar el control manteniendo pulsada la tecla MAYUSCULAS mientras se abre el archivo MDB.
A partir de la versión 7.0 se puede inhabilitar el uso de dicha tecla estableciendo una nueva propiedad llamada AllowBypassKey, la cual debe ser añadida a la base de datos y asignarla el valor True (Verdadero) o False (Falso). Cuando es False, la tecla MAYUSCULAS queda inhabilitada, y cuando es True, queda habilitada. Esta propiedad se puede establecer usando una macro o Visual Basic.
Para establecer la propiedad AllowBypassKey usando una macro o Visual Basic, se debe hacer usando el método CreateProperty y anexarla a la colección Properties del objeto Database.
Cuando se depure una aplicación, hay que asegurarse de que la propiedad AllowBypassKey está establecida a True.
Los valores de esta propiedad no son efectivos hasta la próxima vez que se abre la base de datos.
Ejemplo:
Sub SetBypass(rbFlag As Boolean)
On Error GoTo SetBypass_Error
Dim db As DATABASE
Set db = CurrentDb
db.Properties!AllowBypassKey = rbFlag
SetByPass_Exit:
Exit Sub
SetBypass_Error:
If Err = 3270 Then 'La propiedad AllowBypassKey no existe
db.Properties.Append db.CreateProperty("AllowBypassKey", dbBoolean, rbFlag)
Resume Next
Else
'Algún otro error
MsgBox "Error inesperado: " & Error$ & " (" & Err & ")"
Resume SetByPass_Exit
End If
End Sub
Este procedimiento tiene un argumento booleano. Se establece la propiedad AllowBypassKey igual al argumento rbFlag. Si la propiedad no existe, se implementa el error 3270, de forma que el procedimiento cree y añada la propiedad a la colección de propiedades de la base de datos.

Insertar la fecha actual CONTROL - ; (signo punto y coma)
Insertar la hora actual CONTROL - : (signo 2 puntos)
Añadir un nuevo registro CONTROL - + (signo suma)
Borrar un registro CONTROL - -- (signo resta o guión)
Copiar el valor del campo a rellenar con el valor del registro anterior CONTROL - ' (signo apóstrofe)
Usar un valor por defecto para un campo CONTROL-ALT-ESPACIO
Grabar todos los cambios MAYUSCULAS-INTRO
Activar la barra de menúes F10
Seleccionar la siguiente barra de herramientas CONTROL-TAB
Seleccionar la anterior barra de herramientas CONTROL-MAYUSCULAS-TAB
Seleccionar el botón siguiente cuando la barra de herramientas está activa TAB
Seleccionar el botón anterior cuando la barra de herramientas está activa MAYUSCULAS-TAB
Desplegar un cuadro combinado F4 o ALT-FLECHA ABAJO
Actualizar el contenido de un cuadro de lista o cuadro combinado F9
Ciclo entre ventanas abiertas CONTROL-F6
Restaurar la ventana seleccionada cuando todas están minimizadas INTRO
Mostrar el menú de control ALT-ESPACIO
Mostrar la dirección completa para un hipertexto F2
Insertar retornos de línea en cuadros de texto CONTROL-INTRO
Conmutador de depuración en el modo de edición de código CONTROL-G

· Nueva característica snapshot, que permite visualizar un informe sin tener Access 97 instalado. El informe se puede ver tal y como aparece en la vista preliminar de Access. Con esta nueva función es posible guardar una imagen estática de un informe de Access 97 en un formato de archivo con extensión SNP. Luego ese archivo se puede distribuir libremente a cualquier usuario aunque no disponga de Access 97. Para visualizarlo, basta con disponer del Microsoft Access Snapshot Viewer. Si se obtuvo la actualización SR1 en un CD-ROM, este archivo se encuentra en la carpeta \VALUPACK\ACCESS. Si la actualización se obtuvo a través de Internet, el visor se encuentra con el nombre SNPVW80.EXE en la Web de Microsoft.
· Resueltos ciertos problemas con fechas húngaras.
· Las réplicas se volvían inutilizables cuando los módulos de la base de datos principal se replican en serie.
· Los gráficos no se mostraban correctamente cuando se abría un informe desde la ventana de la base de datos.
· El control ActiveX asociado a un objeto OLE actualizaba incorrectamente los datos.
· Aparecían filas duplicadas en la tabla del sistema MsysRelationships de una base de datos back-end cuando el front-end estaba bajo el control del código fuente.
· En bases de datos creadas por asistente, se encontraban objetos del asistente o de la base de datos de ejemplo en la base de datos final.
· Los caracteres ANSI altos no se mostraban correctamente en la pantalla de entrada al programa bajo Windows NT 4.0.
· Se producía un fallo de protección interno en MSACCESS.EXE al usar el asistente de bases de datos en Windows NT 4.0 Workstation al ejecutar la instalación desde un servidor de una red Novell 4.1x.
· El motor de bases de datos Microsoft Jet consumía espacio en disco con las consultas temporales en una transacción explícita.
· La sentencia SELECT retornaba resultado erróneo cuando una una tabla tenía múltiples índices de campos en la versión japonesa.
· Los objetos binarios de gran tamaño se podían perder cuando los errores de sincronización se corregían en las bases de datos replicadas.
· Se producía un error del tipo "Tabla TMPXXXXX ya existe" al abrir
una tabla SQL asociada.
· Se producía un error de falta de memoria al iniciar Access en un PC con 1 Gb o más de RAM.

· Un PC con procesador dual se bloqueaba al ejecutar una consulta y ha sido corregido.
· Ya se puede ejecutar SETUP.EXE /Y /R bajo Windows NT 4.0 con NTFS.
· Solucionado un error de falta de memoria al imprimir subformularios en Windows NT 4.0.
· Solucionados errores de no poder abrir la ventana de zoom.
· Solucionado error de desbordamiento al exportar un informe a formato RTF.
· Los cambios en los datos son guardados en el registro correcto. Anteriormente se producía cierto tipo de error en algunas circunstancias.
· Solucionados ciertos problemas relacionados con el año 2000.
· El desplazamiento del ratón Intellimouse era errático en formularios y tablas, y se ha solucionado.
Nota: Para poder instalar la actualización de Office 97 SR2 es preciso haber instalado previamente la actualización SR1.

· Crear una tabla dias con dos campos: [numdia] de tipo numérico cuyo valor inicial es 0 y [fecha] de tipo fecha/hora.
· Hacer que el formulario principal del programa se ejecute al inicio automáticamente y, en su evento Al cargar, insertar este código:
Dim db As Database, r As Recordset, sql As String
Dim mensaje As String, titulo As String
sql = "Select * From dias"
Set db = CurrentDb()
Set r = db.OpenRecordset(sql)
If r.RecordCount = 0 Then ' Si la primera vez no existe el registro se inserta
r.AddNew
r![numdia] = 1
r![FECHA] = Date
r.Update
Else
If r![numdia] >= 7 Then 'Se comprueba si se ha utilizado 7 días la base de datos
mensaje = "Se han superado los 7 días de la demo"
titulo = "Demo"
MsgBox mensaje, 48, titulo
DoCmd.Quit 'Cerrar Access
Else
If r![FECHA] <> Date Then 'Se comprueba si hoy ya se ha utilizado la base de datos
r.Edit
r![numdia] = r![numdia] + 1
r![FECHA] = Date
r.Update
End If
End If
End If

Al ejecutar Access es posible que aparezca el mensaje de error anterior. Se produce porque Access no está correctamente registrado en esa máquina. Al iniciarse, Access busca la siguiente entrada en el registro de Windows:
HKEY_CLASSES_ROOT\Licences\B54DCF20-5F9C-101B-AF4E-00AA003F0F07
Si esta entrada no se encuentra se produce el mensaje de error. Para solucionarlo hay que ejecutar el programa de instalación de Access con el parámetro /y para volver a añadir las entradas en el registro.

· Crear una tabla en Access con al menos 2 columnas: nombre de la persona y su localidad (por ejemplo)
· Abrir la tabla y elegir de la barra de menúes Herramientas/Vínculos de Office/Combinar con MS Word. Se abrirá Word y dará a elegir si se desea abrir un documento existente o si prefiere crear uno nuevo. Supondremos el segundo caso.
· Crear un documento en Word con marcadores, donde los datos de Access serán colocados. Por ejemplo:
Estimado <<Nombre_Persona>>.
Aquí iría el texto de la carta
Atentamente,
Nuestra firma
Lo que va entre ángulos es lo que se denomina marcadores y se puede conseguir pulsando el botón de Word Insertar campo de combinación, que es el primero de la barra de herramientas Combinar correspondencia. Esta barra se despliega automáticamente. En el menú que despliega el botón mencionado estarán como opciones todos los campos de la base de datos de Access.
· Una vez el documento esté terminado, pulsar el botón Combinar correspondencia en Word. Del cuadro que aparece (llamado Combinar correspondencia y que muestra 3 pasos), pulsar el botón Combinar del paso tercero y en el siguiente cuadro que aparece (llamado Combinar), pulsar Combinar.
Word creará un documento nuevo con tantas páginas como registros haya en la tabla de Access.
Si lo que se pretende crear es una hoja de etiquetas, en el paso primero del cuadro Combinar correspondencia que aparece en Word, pulsar el botón Crear y elegir la opción al efecto.
Si lo que se pretende es enviar la carta como mensaje de correo electrónico o enviarlo por fax, en el cuadro Combinar de Word desplegar el menú desplegable Combinar en y elegir la opción Correo electrónico. El botón Configuración que hay a su derecha permite seleccionar el campo de la tabla de Access que contiene la dirección de correo electrónico o número de fax.

Cuando se efectúan búsquedas en Access no solemos reparar en el modo de búsqueda, sino que rápidamente escribimos el texto a buscar y cuando aparece el mensaje de que no ha habido hallazgos, nos damos cuenta (peor si no nos la damos) de que el modo de búsqueda estaba establecido para Hacer coincidir todo el campo cuando en realidad nosotros queríamos el modo Cualquier parte del campo o Comienzo del campo.
Para evitar esto, elegir Herramientas/Opciones de la barra de menúes, acceder a la ficha Modificar/Buscar y seleccionar el botón de opción que se desea dentro del apartado Comportamiento predeterminado de Buscar y Reemplazar. La primera de las 3 opciones es Búsqueda rápida y se corresponde con el modo de búsqueda Hacer coincidir todo el campo, o sea, búsqueda exacta. La segunda es Búsqueda general y se corresponde con el modo de búsqueda Cualquier parte del campo. Por último, la tercera opción es Búsqueda en inicio de campo y se corresponde con el modo de búsqueda Comienzo del campo. La opción predeterminada en Access es siempre la primera, lo cual no siempre garantiza éxitos en las búsquedas

Cuando existe una macro llamada Autoexec, Access la ejecuta automáticamente al abrirse el archivo de la base de datos. En todas las versiones de Access se puede evitar su ejecución pulsando la tecla MAYUSCULAS durante el proceso de apertura del archivo (se exceptúa el procedimiento especial que se comenta en el truco nº 12).
Desde Access 97 se puede hacer uso en la línea de comandos de Access de un nuevo parámetro llamado /NOSTARTUP que también impide la ejecución de la macro Autoexec, así como de todas aquellas opciones de inicio que se hayan especificado al elegir Herramientas/Inicio. Por ejemplo, para abrir una base de datos con este parámetro, la línea de comando de Access quedaría así:
msaccess.exe /nostartup "c:\bases\basedato.mdb"

Si se desea desactivar una línea de ejecución de una macro, basta con especificar la palabra False en la columna Condición. Esto puede ser interesante para propósitos de pruebas y de depuración de errores, ya que se pueden desactivar líneas sin necesidad de eliminarlas.
Si existiera ya una condición previa, se puede introducir False and al principio, con lo cual todo el resto queda anulado.