Trucos Access

· Crear una tabla que contenga el campo autonumérico pero no introducir ningún número.
· Crear una segunda tabla, con un campo de tipo numérico y tipo Entero Largo y que tenga el mismo nombre que el de tipo contador de la primera tabla.
· Introducir un registro en la segunda tabla que sea un número menor del que se desea que sea el inicial.
· Crear un consulta para agregar datos a una tabla, a fin de agregar el dato de la segunda tabla a la primera.
· Ejecutar la consulta y ya se tendrá un contador desde el valor deseado.

Si se tienen datos redundantes en una tabla, se puede hacer uso del analizador de tablas para una mejor eficiencia. Para ello hay que elegir Herramientas/Analizar/Tabla.
El analizador funciona sin dañar la tabla original e incluso genera una consulta que simula la tabla original inalterada, de forma que se puede seguir utilizando como origen de datos.

· Crear una copia de la tabla que contiene todos los registros pero sólo la estructura.
· En la nueva tabla y en modo diseño, establecer la propiedad de Indexado sin duplicados para aquellos campos que no se desee duplicar.
· Copiar todos los datos de la tabla original y volcarlos en la nueva. Se producirá un mensaje de error argumentando que el número de registros duplicados no permitidos no se van a copiar, pero el resto lo harán.

Los pasos a seguir son los siguientes:
· Abrir una base de datos existente o crear una en blanco.
· Elegir la ficha Tablas si no estuviera a la vista.
· Elegir Archivo/Obtener datos externos/Importar. Se abrirá el cuadro de abrir archivos.
· Como tipo de archivo elegir *.txt y buscarlo por el árbol de carpetas.
· En el asistente para importación de texto que aparece, elegir el formato Delimitado y pulsar Siguiente.
· En el siguiente cuadro elegir Coma en el apartado Elija el delimitador que separa los campos. La casilla Primera fila contiene nombres de archivo ha de quedar desmarcada. Como Cualificador de texto elegir el símbolo de las comillas dobles ("). Pulsar el botón Avanzado y, en el cuadro que aparece, cambiar el símbolo decimal por un punto (.). Para conseguir escribir dicho punto hay que pulsar la tecla del punto del teclado alfabético (no la del numérico). Luego pulsar Aceptar para volver al cuadro anterior y pulsar Siguiente.
· Del nuevo cuadro elegir En una nueva tabla y pulsar Siguiente.
· En el siguiente cuadro escribir el nombre del Campo 1, elegir su tipo de datos y si ha de indexarse. Pulsar luego sobre Campo 2, Campo 3, etc. y hacer lo mismo con todos. Al terminar pulsar Siguiente.
· En el siguiente cuadro elegir Permitir a Access agregar la clave principal y pulsar Siguiente.
· En el siguiente cuadro teclear un nombre para la tabla y pulsar Terminar.
Es importante observar que cuando se importan archivos delimitados por comas, no se importan los registros que incluyan el carácter de las comillas dobles dentro de alguno de sus campos. También hay que tener cuidado con campos que forcemos a tipo numérico y en el archivo delimitado por comas incluya algún carácter alfabético en ese campo. En este caso tampoco se importará el registro afectado.

Primeramente, crear un duplicado (copiar y pegar con otro nombre) de la tabla de destino cambiando en ella el campo Autonumérico por Numérico de tipo Entero largo y eliminar, en su caso, la clave principal o si se ha establecido la propiedades Indexado sin duplicados. De lo contrario, fracasará la consulta.
Importar los datos de esta tabla utilizando una consulta de datos anexados (opción disponible dentro del menú Consultas de una consulta) para mover los registros a la tabla de destino, ya que este tipo de consultas conservan los valores originales cuando se colocan los datos en campos autonuméricos. Hay que eliminar, si existe, la clave principal del campo que la ostente o si se ha establecido la propiedad Indexado sin duplicados en algún otro campo. De lo contrario, fracasará la consulta.
Si la otra tabla está en una base de datos distinta, no hay mayor problema para la importación. Si ha sido generada por otra aplicación, siempre que sea compatible con el estándar ODBC, incluso bastaría con ejecutar directamente la consulta de datos anexados, es decir, se puede omitir el paso intermedio de crear una copia de la tabla. Por tanto, hay que elegir Archivo/Obtener datos externos/Vincular tablas y elegir a continuación el nombre de archivo. Entre los tipos de archivo figuran muchos que Access reconoce directamente y también figura ODBC.

En las primeras versiones de Access no había más remedio que capturar la pantalla con un programa gráfico o haciendo uso de la tecla ImprPant. Desde la versión 97 y a la vista de la ventana de relaciones, se puede elegir Archivo/Imprimir relaciones, lo cual generará un informe automáticamente con el contenido de la ventana que incluso de puede guardar.

Es frecuente que se hagan pruebas del funcionamiento de la base de datos introduciendo registros con datos no válidos para al final eliminarlos antes de ponerla en marcha. Cuando existe un campo autonumérico, el valor de ese campo queda apuntando al último registro introducido aun cuando se hayan eliminado los registros. Sin embargo, se pueden utilizar dos métodos alternativos para reiniciar a 1 el valor del campo autonumérico:
· Borrar el campo autonumérico y después volverlo a crear.
· Realizar una compactación de la base de datos eligiendo Herramientas/Utilidades de la base de datos/Compactar y reparar base de datos.

Por defecto, Access indexa automáticamente los campos que comiencen por los prefijos Id, Clave, Código y Núm. Esto puede constatarse accediendo a Herramientas/Opciones dentro de la ficha Tablas/Consultas y en el apartado Autoindexar al importar o crear.
En el cuadro de texto pueden verse separados por punto y coma los prefijos, pudiendo añadir más o eliminar los que hay por defecto.